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Seguridad en los documentos

Un documento creado con Writer puede ser visto y modificado por cualquier usuario que tenga acceso al mismo y disponga de este procesador de textos o de Microsoft Word. Para evitarlo, Writer ofrece la posibilidad de protegerlo.

Crear un PDF

Para distribuir un documento a otras personas conservando las mismas características con las que el autor lo ha concebido, el formato PDF es una muy buena solución. Y Writer permite generarlos de forma sencilla.

1. Abrir el documento “autorizacion.odt”.

2. Hacer clic en el botón Exportar directamente como PDF de la barra de herramientas.

3. Completar el cuadro de diálogo Exportar, escribiendo el nombre del archivo (“autorización” en nuestro ejemplo).

4. Seleccionar la opción PDF desplegando el menú Formato de en el caso de que no aparezca seleccionado automáticamente.

5. Hacer clic en Guardar. Si Writer muestra una advertencia, hacer clic en el botón Sí.

• Para visualizar archivos en formato PDF se debe tener instalado en el ordenador el visor gratuito PDF Adobe Reader u otro similar. Se puede descargar desde la siguiente página Web:http://www.adobe.com/es/products/reader/
• Una vez convertido el archivo Writer al formato PDF, se podrá enviar como archivo adjunto por e-mail o publicarlo en un servidor Web por ejemplo. Como hemos mencionado el formato PDF presenta varias ventajas:

• El documento conserva su formato en cualquier equipo.

• Es fácil de enviar.

• Además de texto puede contener imágenes y enlaces o hipervínculos.

Combinar correspondencia

El envío de un documento de texto a muchos usuarios de una forma automatizada se le suele denominar con el término combinar correspondencia. Para poder realizar esta acción se necesita:

• El documento que se quiere enviar

• La fuente de datos con las direcciones de los remitentes

Si disponemos de ambos elementos, Writer combinará estos archivos para crear tantas cartas como destinatarios existan. Veamos cómo hacerlo.

1. Abrir el documento creado “autorización.odt”.

2. Colocar una fecha al documento en la parte superior del mismo.

3. Coloca el cursor al principio de la zona de texto y, presionando la tecla Supr, remonta el texto hasta que sólo quede una línea encima de la fecha.

4. Haz clic sobre la opción Guardar para conservar los cambios y mantén abierto el documento.

5. Ir al menú Herramientas y seleccionar la opción Asistente para combinar correspondencia.

6. Comprobar que esté marcada la opción Usar el documento actual y hacer clic en Siguiente.

7. Seleccionar la opción carta y hacer clic en Siguiente.

8. Hacer clic sobre el botón Seleccionar lista de direcciones.

Compatibilidad Writer /Word

Writer puede abrir, guardar y convertir archivos en formato “.doc” de Microsoft Word. En el menú desplegable Tipo de la opción Abrir se encuentra una larga lista de formatos de Word.

En el caso de ser necesario convertir un paquete de archivos “.doc” a “.odp”, Writer permite convertirlos por lotes. El procedimiento es el siguiente:

1. Hacer clic sobre el menú Archivo y seleccionar Asistentes.

2. Escoger la opción Convertidor de documentos...

3. Seleccionar Microsoft Office, activar Documentos Word, hacer clic en el botón Continuar.

4. Hacer clic en Documentos Word y seleccionar la carpeta que contenga los archivos de Word, así como, la carpeta para guardar los archivos convertidos haciendo clic en los botones

   
   (tres puntos).

5. Hacer clic en Continuar. Writer presenta un resumen de la operación que realizará.

6. Hacer clic en Convertir para iniciar el proceso.

En función del tamaño y la cantidad de archivos, la operación puede tardar unos minutos.