Ejemplos de uso

¿Cómo elaborar una hoja de cálculo en Calc de OpenOffice?

CASO PRÁCTICO: Elaborar una hoja de cálculo con las Calificaciones de clase

Crear una nueva hoja de cálculo

• Anteriormente, ya mostramos como abrir una nueva Hoja de cálculo en blanco para comenzar a trabajar sobre ésta.

Editar la hoja de cálculo y aplicar estilos básicos

Una vez abierto el programa, se nos muestra la primera hoja en blanco, lista para poder empezar a trabajar sobre ella. El cursor estará ubicado de forma automática en la celda A1. Las columnas están diferenciadas por letras y las filas por números.

• Para nuestro caso práctico, utilicemos como ejemplo un listado de alumnos y las calificaciones que han obtenido en un examen, es decir, se tratará de datos de texto y numéricos. Vamos a introducir en una de las columnas los nombres de los alumnos, uno debajo del otro, y en la columna siguiente, las calificaciones o notas obtenidas por cada uno de ellos, tal como se muestra a continuación.

Al escribir cualquier dato en una celda, el contenido se refleja también en la barra de fórmulas. Más adelante veremos la utilidad de esto, especialmente para efectuar operaciones matemáticas.

Para centrar el contenido de una columna, se debe seleccionarla haciendo clic encima de la columna, en nuestro caso la columna D (1). Después, hacer clic sobre el botón Centrado en la barra de formato (2).

• Como veremos en la siguiente imagen, el contenido de las celdas pertenecientes a la columna seleccionada alineado en el centro de cada celda.

Ejemplos de uso

Guardar el documento

Es importante asignarle un nombre y guardar en nuestro ordenador la nueva hoja de cálculo sobre la cual vamos a trabajar, y guardarlo frecuentemente a medida de que desarrollemos su contenido, así evitaremos posibles daños o pérdidas el trabajo que ya hemos hecho, en caso de que se nos apague el ordenador de forma inesperada, o por error cerremos el documento de forma repentina sin guardarlo.

Para ello, hacer clic en la pestaña Archivo para desplegar el menú y seleccionar Guardar como…. Se abrirá una ventana que nos permitirá colocar el nombre (2) con el cual queremos guardar el documento, en nuestro caso será “autorización”. También podremos seleccionar la ubicación donde se guardará nuestro documento (1), por defecto lo guardará en la carpeta Mis documentos si no realizamos ningún cambio.

• Para guardar el documento con el nombre y ubicación seleccionados, hacer clic en el botón Guardar (3).

También podemos usar el icono de la barra de herramientas que se muestra seleccionado en la imagen (uno de los atajos que explicábamos al principio de esta cápsula-taller).

• Una vez guardado el documento con un nombre asignado por nosotros, dicho nombre aparecerá en la barra de título, “calificaciones examen.ods”, reemplazando el anterior "Sin título 1" (“.ods” es el nombre o la extensión de archivo que utiliza Calc para identificar sus hojas de cálculo. Excel utiliza “.xls” para las suyas):

Ejemplos de uso

Modificar formatos de texto

El tipo de letra por defecto es Arial normal tamaño 10, pero se puede cambiar en cualquier momento en todas las celdas o en algunas de ellas con el fin de resaltar títulos, números negativos, calificaciones por debajo de la media o cualquier otro detalle particular que amerite utilizar un formato distinto para diferenciar unas celdas de otras.

Vamos a colocar en negrita las cabeceras o títulos de las dos columnas que hemos hecho, es decir, “ALUMNO/A” y “NOTA”. Se puede asignar el formato de forma individual, seleccionando cada una de las celdas correspondientes, y haciendo clic en el botón Negrita de la Barra de formato.

• También podemos seleccionar la fila completa que contiene ambas cabeceras, en nuestro caso la fila 2, y hacer clic en el botón

  

  Negrita de la Barra de formato. Ahora, todo lo que escribamos en las celdas de esta fila (fila 2) automáticamente será en formato negrita, y no solamente las celdas seleccionadas anteriormente.

Cambiando la letra a negrita de cualquiera de las dos formas mencionadas, obtendremos el mismo resultado, el contenido de las celdas seleccionadas en formato de letra negrita.

• Los distintos estilos o formatos son los mismos utilizados en editores de textos como Writer. Como ejemplo, vamos a modificar los nombres de los alumnos a un tamaño de letra inferior. Para ello debemos seleccionar las celdas que contienen los nombres, empezando por la primera celda y arrastrando el ratón hasta la última (1), desplegar el menú de los tamaños de letra (2), escoger el número “10” (la letra anterior había sido modificada a tamaño 12).

Vamos a seguir los mismos pasos con las celdas que contienen las calificaciones, para tener la letra de los nombres y los números de las calificaciones del mismo tamaño.

• Ahora vamos a modificar el color de las celdas que contienen las calificaciones. Debemos seleccionar todas las calificaciones, arrastrando de la primera celda a la última (1), hacer clic en el botón Color del carácter de la barra de formato, para nuestro ejemplo seleccionaremos el color “azul claro”.

Después de todos los cambios realizados nuestra hoja de cálculo se verá como se muestra a continuación:

Ejemplos de uso

Trabajar con celdas, filas y columnas

En Calc, como en cualquier hoja de cálculo, el trabajo con las filas y columnas es fundamental. Es posible hacer gran variedad de modificaciones a las filas y columnas de nuestra hoja de cálculo, ya sea para cambiarlas de altura y ancho, moverlas, copiarlas, eliminarlas, insertarlas, etc.

Como ejemplo, vamos a cambiar el ancho de la columna B para ajustarla a la extensión de los nombres de los alumnos. Llevar el cursor del ratón a la línea divisoria entre las columnas B y C (en la parte superior), el cursor se transformará en una línea vertical con dos pequeñas flechas horizontales salientes en direcciones opuestas (1), hacer clic y arrastrar el ratón hacia la derecha (sin liberar el botón del ratón), soltar el botón del ratón cuando obtengamos el ancho de columna buscado (2). A continuación se muestra cómo se verá nuestra hoja de cálculo con la columna B más ancha.

También se puede modificar el ancho de columna, indicando directamente la dimensión que queremos que tenga. Para ello, haciendo clic con el botón derecho en la parte superior de la columna B, se desplegará un menú con la opción Ancho de columna…, al seleccionarla, aparecerá la ventana Ancho de columna en la que debemos colocar la dimensión que queremos (4 centímetros) y hacer clic en el botón Aceptar.

Ahora la columna B tiene este ancho, expresado en centímetros.

• Al modificar el ancho de la columna B, la C ha quedado vacía. Para tener las calificaciones al lado de los nombres y evitar posibles confusiones, vamos a proceder a eliminar la columna C. Hacer clic con el botón derecho en la parte superior de la columna C (1), se desplegará un menú con la opción Eliminar columnas (2), seleccionarla y automáticamente se eliminará la columna seleccionada (en nuestro caso la C sin información).

Ahora la columna anteriormente denominada D que contenía las calificaciones, pasa a ser la columna C, con lo cual nuestra hoja de cálculo se verá de la siguiente forma:

• De la misma forma que eliminamos columnas, podemos también eliminar filas, haciendo clic en el número de la fila y siguiendo los mismos pasos que realizamos anteriormente en el caso de eliminar la columna C.

Como mencionamos, Calc permite también insertar filas o columnas cuando necesitemos agregar información a nuestra tabla. Como ejemplo, vamos a insertar una fila nueva en la parte superior, para colocarle un título a nuestra tabla de calificaciones.

Hacer clic derecho en la fila 2 (1), y seleccionar la opción Insertar filas (2) del menú desplegable. Ahora se ha creado una nueva fila y podemos apreciar que la fila con los enunciados de las columnas (ALUMNO/A Y NOTA) ha pasado a ser la fila 3, en lugar de la 2 como era anteriormente.

Ejemplos de uso

Las celdas de Calc se pueden unir, para que dos o más celdas adyacentes, pasen a ser una sola, que ocupará todo el espacio de las celdas individuales que agrupemos.

• Unamos B1 y C1 para tener una celda de mayor tamaño para colocar el título de nuestra hoja. Para ello, seleccionar las celdas que queremos combinar (1), hacer clic en el botón
  
  Combinar celdas de la barra de formato (2).

Ahora estas dos celdas se han unido en una sola, que será B1. Al combinar celdas, independientemente de cuántas celdas agrupemos, la celda resultante siempre asumirá la denominación de la celda individual que se encontraba en su esquina superior izquierda, es decir, si hubiésemos combinado C1-C2-D1-D2, la nueva celda combinación de las cuatro anteriores sería C1.

• En esta celda B1, escribiremos el título “Calificaciones examen de historia”:

Por tratarse de un título, vamos a destacarlo cambiando la letra al estilo negrita y aumentar su tamaño a 12. Podrás ver que, al ampliar el tamaño de la letra, ahora el contenido de nuestro título no cabe completamente en la celda, se corta porque la celda no es suficientemente ancha o alta, y algunas de las letras que invadirían la siguiente celda quedan ocultas.

• Podríamos solucionarlo combinando más celdas (agregando la celda D) pero nuestro título no quedaría centrado respecto a las columnas inferiores y no se vería bien. Calc permite ajustar la celda al texto que hemos escrito. Para ello, hacer clic derecho en la celda que queremos auto ajustar (1), seleccionar del desplegable la opción Formatear celdas (2).

• Aparecerá una ventana de Formato de celdas, en ésta, seleccionar la pestaña Alineación (1) y marcar la opción de Ajustar texto automáticamente (2), y haz clic en el botón Aceptar (3).

Como se muestra a continuación, la altura de la celda se ha adaptado para poder mostrar todo el texto que contiene.

Ejemplos de uso

Ver presentación de la hoja de cálculo

• Si debemos presentar en papel el trabajo que estamos haciendo en la hoja de cálculo, es importante poder ver cómo se verá antes de imprimirla. En Calc como en otros programas de hoja de cálculo, no se mostrarán las líneas de división entre las celdas a menos que nosotros las marquemos expresamente. Para visualizar cómo se verá la hoja antes de imprimirla, hacer clic en el botón de Vista preliminar de la barra de herramientas.

En la siguiente imagen se muestra la vista preliminar de la hoja de cálculo que hemos desarrollado como ejemplo.

• Para volver al modo de edición de la hoja de cálculo, pulsar el botón Cerrar la vista preliminar.

Ordenar los datos de la hoja de cálculo

Calc permite ordenar los datos que hemos introducido, según varios criterios que podemos definir, frecuentemente se necesita ordenar por orden alfabético un listado. Como ejemplo, ordenaremos los apellidos de los alumnos por orden alfabético.

• Para ordenar los apellidos por orden alfabético, se deben selecciona las celdas que contienen los nombres y también las calificaciones, para que las calificaciones correspondientes a cada alumno cambien de posición conjuntamente con el nombre del alumno al que corresponde. Entonces, seleccionemos ambas columnas de datos, arrastrando desde las calificaciones y acabando por los nombres, en el caso de nuestra hoja de cálculo, desde la celda C17 a la B4. (1). Después, hacer clic en el botón Orden ascendente de la barra de herramientas (2).

• Ahora vamos a marcar los bordes de las celdas que hemos utilizado en nuestra hoja de cálculo para que al imprimirla se vea como una tabla. Para ello, seleccionar todas las celdas a las cuales queremos marcar los bordes, en nuestro ejemplo desde la celda B3 a la C17 (1), después acceder al menú desplegable con la distintas opciones de bordes, haciendo clic en el botón

  

  Borde de la barra de formato (2). Para que se vean marcados todos los bordes exteriores e interiores de las celdas seleccionadas se debe escoger la opción

  

  .

A continuación se muestra como se verán los bordes marcados.

Ejemplos de uso

Trabajar con varias hojas de cálculo

Como mencionamos anteriormente, Calc permite trabajar con varias hojas de cálculo dentro de un mismo documento o archivo. Las diferentes hojas estarán reflejadas en la parte inferior izquierda de la ventana del programa. Por defecto cada archivo que abrimos de Calc tendrá tres hojas de cálculo operativas, con los nombres de Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Nuestro ejemplo lo hemos venido desarrollando en la Hoja1, cabe destarcar que es posible asignarle un nombre personalizado para identificarla mejor. Para ello, hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Hoja1, y escoger la opción Cambiar nombre a la hoja...:

Aparecerá la ventana Cambiar nombre de hoja donde podremos escribir el nombre que queremos asignar a la hoja. Cambiaremos Hoja1 por “Examen Historia”.

• Realicemos el mismo procedimiento para cambiarle el nombre a la hoja de cálculo denominada Hoja2, reemplazándolo por “Examen Literatura”.

Ejemplos de uso

Copiar y pegar celdas

En la hoja de cálculo denominada “Examen Literatura”, vamos a confeccionar una nueva lista de alumnos con sus calificaciones. Como se trata de los mismos alumnos, no es necesario volver a escribir los nombres, se puede copiar la lista de nombres de la hoja “Examen historia”.

Seleccionemos todos los datos, desde la celda B1 a la C17, arrastrando el ratón de arriba a abajo con el botón izquierdo presionado (1), después hacer clic en el botón Copiar de la barra de herramientas (2). Ahora nuestra tabla está copiada en el portapapeles y están disponibles para pegarlos en otra hoja.

• Ahora vamos a acceder a la hoja “Examen Literatura” haciendo clic sobre la pestaña con su nombre (1), debemos seleccionar la celda donde queremos que se pegue la primera celda de los datos que hemos copiado en el portapapeles, por ejemplo en la celda B1 (2).
• Después, hacer clic en el botón
  
  Pegar de la barra de herramientas (3).

• Como las calificaciones no corresponden a este nuevo examen, se deben borrar los números para añadir posteriormente las calificaciones correspondientes al examen de literatura. Seleccionemos desde la celda C4 a la C17 (1), después se debe hacer clic con el botón derecho del ratón con éste sobre alguna de las celdas seleccionadas (2), escoger la opción Eliminar contenidos… del menú emergente (3).

• Al utilizar la opción de Eliminar contenidos, Calc mostrará una ventana donde tendremos que marcar lo que queremos eliminar, podemos elegir eliminar todo, solamente el texto, los números, las fórmulas, etc. Para nuestro ejemplo dejar las opciones que hay marcadas, y hacer clic en el botón Aceptar.

• Ahora la hoja ha quedado sin datos de calificaciones, se pueden introducir en cualquier momento. También debemos modificar el título de la tabla, ya que esta tabla de calificaciones no será del examen de Historia, sino del de Literatura:

Para corregir este texto, hacer clic la celda B1, aparecerá su contenido en la barra de fórmulas, acceder a esta con el cursor del ratón para borrar la palabra "Historia", y escribir en su lugar "Literatura".

Ahora ya tememos la tabla lista para introducir las calificaciones del examen de literatura.

Ejemplos de uso

Uso de Funciones

Una de las mayores utilidades de Calc es la posibilidad de realizar operaciones matemáticas y estadísticas con los datos introducidos, como si se tratase de una calculadora con múltiples posibilidades. Podemos acceder a fórmulas a través del botón Asistente: Funciones

Como ejemplo, vamos a realizar la suma de todas las calificaciones, seguida de una división entre el número de alumnos para obtener el promedio de la clase.

La suma es una de las operaciones más habituales que se realizan con cualquier hoja de cálculo. Para hacerlo en Calc, situar el cursor en la celda donde queremos que aparezca el resultado, para nuestro ejemplo utilizaremos la celda C18 (1). Después, hacer clic en el botón Suma de la barra de fórmulas (2). Calc asume automáticamente que queremos sumar todos los valores numéricos que ha detectado en la misma columna C, es decir, desde las celdas C4 a la C17, por eso los mostrará entre paréntesis en la celda C18, así como, en la barra de fórmulas: =SUMA (C4:C17) donde los dos puntos indican que el rango de celdas a sumar es desde la C4 a la C17.

Además, todas las celdas que serán sumadas estarán bordeadas por una línea azul, tal como se muestra en la siguiente imagen.

• Ahora basta con que presiones la tecla enter para que la suma sea ejecutada y se refleje en la celda C18.

• En este caso hay pocos alumnos y podrían ser contados uno a uno sin mayores posibilidades de incurrir en algún error (son 14). Calc permite contar el número de alumnos de forma fiable y sencilla. Para ello, vamos a escribir el número 1 en la celda a la izquierda del primer alumno de la lista (1), es decir en la celda A4, después hacer clic en la esquina inferior derecha de dicha celda, donde hay un pequeño cursor negro (2), sin soltar el botón del ratón, arrastrarlo hacia abajo, hasta la fila que contiene el último alumno (3). Al soltar el tendremos numerados todos los alumnos, hemos creado una serie.

Después de realizar esta operación de generar una serie para conocer el número total de alumnos, vamos a dividir la suma de todas las calificaciones entre el número de alumnos obtenido. Para ello, seleccionar la celda C19 y escribir la fórmula de la división en la barra de fórmulas como se indica a continuación:
Introducir el signo = (igual), seguido de C18 (la celda que contiene el dividendo), el signo / (división), y el número 14 como divisor. Ahora, presionar la tecla enter y aparecerá el resultado en la celda C19

• Ahora en la celda B19 vamos a escribir la palabra “Promedio” (1) para saber a qué se refiere el número en C19, y alinear este texto hacia la derecha dentro la celda (2), con el botón

  

  Alinear a la derecha de la barra de herramientas.

• Para destacar la información del promedio, seleccionar las celdas B19 y C19 (1), cambiar el formato de letra a negrita (2), y marcar los bordes (3).

Nuestra tabla de calificaciones se verá como se muestra a continuación:

Ejemplos de uso

• Vamos a realizar la misma operación, pero de forma automática a través del menú de funciones de Calc. Utilicemos la hoja de cálculo denominada “Examen de Literatura”. Primero debemos introducir un valor de nota o calificación para cada alumno, después seleccionar la celda C19 (1), hacer clic en el botón

  

  Asistente: Funciones de la barra de fórmulas (2).

Se abrirá la ventana Asistente de funciones, que contiene todas las funciones disponibles en Calc. Para hacer la búsqueda más fácil entre la gran cantidad de funciones existentes es posible reducir el número de opciones filtrándolas mediante el menú desplegable Categoría.

• Las funciones serán listadas en orden alfabético, en nuestro ejemplo queremos calcular la media aritmética o promedio, debemos desplazarnos (1) por las distintas funciones hasta llegar a “PROMEDIO”, seleccionar la función (2) y hacer clic en el botón Siguiente (3).

• Se abrirá una nueva ventana, donde debemos indicar los argumentos de los que queremos obtener la media, es decir, las celdas que contienen los valores. En nuestro caso, serán las celdas C4 a la C17.

• Hacer clic en el botón

  

  Seleccionar de la primera fila de números como se aprecia en la imagen, para poder seleccionar las celdas directamente en la hoja de cálculo.
• Aparecerá otra ventana flotante denominada Asistente de función que nos permitirá seleccionar el rango de celdas necesario. Se debe arrastrar el ratón de la celda C4 a la C17 (1), se indicará el rango de celdas seleccionado en la ventana Asistente de función. Una vez realizada la selección, hacer clic nuevamente en el botón

  

  Seleccionar de la mencionada ventana (2).

• Al regresar al cuadro Asistente de función, podremos ver que se indica la fórmula correspondiente a la operación que realizamos (1), e incluso muestra el resultado de esta operación, 6,1 (2). Hacer clic en el botón Aceptar (3).

• La celda C19 mostrará el resultado de la operación (1), mientras que en la barra de fórmulas, se verá la función de Calc que hemos aplicado (2). Cabe destacar que de haber escrito esta fórmula de función directamente en la barra de fórmulas, hubiésemos obtenido el mismo resultado.

Ejemplos de uso

¿Cómo insertar un gráfico?

Calc permite ver los datos introducidos en forma de gráficos para poder apreciarlos visualmente, esta función es de gran utilidad cuando se quieren realizar análisis comparativos o la distribución de una serie de datos.

Como ejemplo, vamos a hacer un gráfico a partir de las calificaciones de la hoja de cálculo “Examen Historia”.

Hacer clic en el botón Gráfico de la barra de herramientas. Aparecerá la ventana Asistente de gráficos, donde seleccionaremos el tipo de gráfico que queremos, para nuestro ejemplo utilizaremos un gráfico de Barra (1), en Vista 3D (2) y en forma de Cilindro (3). Hacer clic en el botón Siguiente (4).

Aparecerá una nueva ventana de Asistente de gráficos donde seleccionaremos el rango de datos que queremos incluir en el gráfico.

• Hacer clic en el botón

  

  Seleccionar un rango de datos en el lateral derecho de la ventana, para poder seleccionar las celdas directamente en la hoja de cálculo.

• Aparecerá otra ventana denominada Rango de datos: que nos permitirá seleccionar el rango de celdas necesario. Se debe arrastrar el ratón de la celda B3 a la C17, se indicará el rango de celdas seleccionado en la ventana Rango de datos:.

Una vez realizada la selección, Calc nos regresará de forma automática a la última ventana de Asistente de gráficos, con el rango de datos seleccionado reflejado en el cuadro de diálogo.

• Hacer clic en el botón Siguiente, aparecerá una nueva ventana del Asistente de gráficos, para modificar los nombres de las series de datos, en nuestro caso lo dejaremos como sale por defecto, por lo tanto, debemos hacer clic en el botón Siguiente sin realizar ninguna modificación.

• En el siguiente y último paso, vamos a desmarcar la opción de Mostrar leyenda (1) y hacer clic en el botón Finalizar. En el siguiente y último paso, vamos a desmarcar la opción de Mostrar leyenda y hacer clic en el botón Finalizar (2).

Obtendremos un gráfico que refleja los mismos datos de la tabla de calificaciones de forma visual.

Este gráfico no es estático, se pueden realizar múltiples tareas con él, como editarlo para modificar su apariencia, añadir o quitar los datos, colocarle las leyendas y títulos, moverlo a otra hoja, etc.

• Por ahora, simplemente modificaremos su tamaño, haciendo clic sobre el gráfico, aparecerán unos pequeños cuadrados verdes alrededor de éste, si ubicamos el ratón sobre ellos, veremos que el cursor se transforma en dos pequeñas flechas negras con direcciones diametralmente opuestas, haciendo clic con el ratón (manteniendo pulsado el botón del ratón) podremos arrastrar los límites del gráfico para modificar su tamaño, si lo hacemos hacia fuera lo agrandaremos, hacia adentro se hará más pequeño.

• También podemos mover el gráfico de lugar en la hoja, haciendo clic sobre él y arrastrando mientras aparece el cursor de cuatro flechas negras.

Ejemplos de uso

CASO PRÁCTICO: Publicar y compartir hojas de Calc con Google Docs

Google Docs es una herramienta Web 2.0 para compartir cualquier tipo de documentos en Internet. Este tipo de Herramienta se hace particularmente útil cuando tenemos la necesidad de compartir documentos con muchas personas, y más aún cuando se trata de documentos de gran tamaño, es decir que ocupan mucho espacio de memoria, lo cuál, hace difícil y a veces imposible enviarlos por correo electrónico debido a las limitaciones estos servicios en cuanto a espacio de los archivos que se pueden enviar y recibir.

Ejemplos de uso

¿Cómo crear un Crucigrama de capitales con Calc ?

Tras iniciar Calc y abrir una nueva hoja de cálculo en blanco, vamos a seleccionar todas las filas y columnas de la hoja para modificar sus dimensiones, convirtiéndolas en cuadradas para elaborar nuestro crucigrama.

• Para seleccionar a totalidad de las celdas, debemos hacer clic en la esquina superior izquierda de la hoja, en la casilla donde convergen las filas y las columnas, toda la hoja se verá azul.

• Ahora vamos a convertir todas las celdas en cuadrados iguales, para ello, escogeremos una altura de fila y ancho de columna iguales para toda la hoja. Desplegar el menú Formato>Fila>Alto.

Aparecerá la ventana denominada Altura de fila, en la cual indicaremos el alto que queremos que tengan nuestras filas, fijaremos 1 cm.

• Para hacer igual con las columnas, desplegar el menú Formato>Columna>Ancho.

Aparecerá la ventana denominada Ancho de columna, en la cual indicaremos el ancho que queremos que tengan nuestras columnas, nuevamente fijaremos 1 cm.

Ahora nuestra hoja de cálculo se verá como se muestra en la siguiente imagen.

El crucigrama de capitales que queremos elaborar es el siguiente:

• Debemos introducir las capitales tal como están dispuestas en la imagen anterior, comenzando por ejemplo por la B de BUCAREST desde la celda D3 (puede ser en cualquier otra celda), colocando una letra por celda y en letra mayúscula. Al concluir, veremos nuestra hoja de cálculo como se muestra a continuación:

Ejemplos de uso

Antes de continuar trabajando, vamos a guardar lo que hemos hecho hasta ahora para no correr el riesgo de perder la información. Para ello, guardaremos la hoja de cálculo desde el menú Archivo>Guardar como..., y le asignaremos el nombre “Crucigrama de capitales”.

• Para centrar las letras en su celda, seleccionemos todas las celdas del crucigrama, en nuestro caso podría ser desde la c2 a la M10 (1), y desplegando el menú Formato>Celdas.

• Aparecerá la ventana Formato de celdas, seleccionar la opción de alineación Centrado en los menús desplegables Horizontal (1) y Vertical (2) respectivamente, después hacer clic en el botón Aceptar (3).

Ahora vamos a cambiarle el formato a las letras, las celdas con las que estamos trabajando aún deben de estar seleccionadas, si no, seleccionarlas nuevamente, cambiar el tamaño de letra a 18 (1) en el menú desplegable de la barra de formato, en esta misma, hacer clic en el botón Negrita (2).

• Para colocarle el borde a las celdas que forman parte de nuestro crucigrama. Debemos seleccionar las celdas y marcar los bordes. Comencemos la celdas que contienen BUCAREST, seleccionando de la celda D3 a la K3 (1), hacer clic en el botón Borde de la barra de formato, escoger la opción de borde completo (2).

• Repetir el procedimiento para colocarle los bordes a las otras capitales. También se puede hacer con el botón Pincel de formato

  

  de la barra de herramientas, éste copia todas las características de formato de una celda determinada y lo transfiere a las celdas que seleccionemos posteriormente como celdas de destino.
• Como ejemplo, si nos situamos en la celda D3 (1), haciendo clic en el botón Pincel de formato (2) copiaremos el formato de ésta, ahora haciendo clic sobre la celda G2 (2), es decir, la M de MADRID (sin soltar el botón del ratón), y arrastrando el ratón a lo largo de todas las celdas que conforman MADRID (con el cursor en forma de bote de pintura (3)), al haber recorrido todas las celdas a las que queremos transferir las propiedades de formato, soltar el botón del ratón: automáticamente todas las celdas seleccionadas heredarán el formato de la celda D3 y tendrán bordes.

Ejemplos de uso

• Si realizamos el mismo procedimiento con el resto de capitales cuyas celdas aún no tienen bordes, nuestro crucigrama tendrá la apariencia que se muestra en la siguiente imagen.

• Es necesario asignarle un número a cada una de las entradas (capitales) de nuestro crucigrama para hacer referencia a éste cuando se escriban las definiciones. Comencemos por situarnos en la celda G1 para asignar el número 1 (1) a la definición de la capital de España. Comprobar que este número tiene tamaño de letra 10 (2), cambiarlo a negrita (3) y alineado a la derecha (4).

• Asignar un número al inicio del resto de las capitales, del 1 al 5.

Trasladar el formato de la celda G1 (1), es decir el número 1, al resto de los números utilizando en botón Pincel de formato de la barra de herramientas, por ejemplo, seleccionar celda G1, hacer clic en el botón Pincel de formato (2), después hacer clic en la celda del número 2, en nuestro caso la C3 (3).

• Hacer igual con los otros 3 números restantes.

Nuestro crucigrama tendrá la siguiente apariencia:

Para completarlo faltaría colocar junto al crucigrama las definiciones de cada entrada, es decir, los países a los que corresponde cada capital.

Calc permite insertar fragmentos de texto en la hoja de cálculo con la utilización del botón

Texto de la barra de dibujo. Dicha barra no viene activada por defecto al instalar el programa, por lo que debemos activarla de la siguiente forma: ir al menú desplegable de la pestaña Ver de la barra de menús, seleccionar Barra de herramientas y hacer clic en la opción Dibujo.

Ahora aparecerá visible esta barra de dibujo en la parte inferior de la ventana del programa, tal como se muestra en la siguiente imagen.

• Ahora podemos crear un cuadro de texto a modo de leyenda que indique cuáles son las definiciones, es decir, los nombres de los países cuyas capitales se han de colocar en el crucigrama. Para ello, hacer clic en el botón de Texto de la barra de dibujo.
• Aparecerá un cursor (1) que permitirá dibujar un cuadro de texto en la hoja de cálculo. Hacer clic en el lugar donde queremos colocar el cuadro de texto y arrastrar el ratón (2), sin soltar el botón del ratón; al soltarlo, quedará marcado un cuadro (3) como se muestra en la siguiente imagen, ésta será nuestra área de texto.

Ejemplos de uso

• Haciendo clic en el cuadro de texto, se puede comenzar a escribir dentro de este, primero colocaremos como título la palabra “DEFINICIONES”, después las cinco definiciones, cambiando de línea con la tecla enter como si tratase de un procesador de texto. Al concluir, nuestro cuadro de texto se verá como en la siguiente imagen.

• Haciendo doble clic dentro del cuadro de texto (1), se seleccionará todo su contenido (2), lo que nos permite modificar el formato de todo el texto a la vez, seleccionemos letra tipo Arial (3), negrita (4) e interlineado de 1,5 (5).

• Para darle un toque más atractivo al crucigrama, vamos a asignar un color al fondo del cuadro de texto. Para ello, hacer clic en alguna parte del texto (1) para que aparezca el borde del cuadro, después hacer clic con el botón derecho del ratón en algún borde (2) del cuadro de texto para desplegar un menú en el cual escogeremos la opción Área… (3).

• Se abrirá la ventana Área, en la cual seleccionaremos la pestaña denominada Colores (1), y utilizaremos el color Gris azulado (2). Después hacer clic en e botón Aceptar (3).

• Utilizaremos el mismo color como fondo de las celdas del crucigrama, para nuestro ejemplo seleccionemos la palabra “BUCAREST” (1) y haciendo clic en el botón

  

  Fondo de la barra de formato marcar el Gris azulado (2).

Para añadir el color de fondo a todas las celdas de conforman el crucigrama, utilizaremos el botón del Pincel de formato tal como se hizo para marcar los bordes, haciendo clic en una de las celdas con el fondo gris azulado (1), clic en el botón Pincel de formato (2), y clic (sin soltar el botón del ratón) en la celda de la M de "MADRID" con el cursor de bote de pintura (3), arrastrando el ratón a lo largo de todas las celdas que contienen la palabra, soltaremos el botón del ratón al llegar a la celda que contiene la última letra. Repetir para cambiar el fondo del resto de las capitales.

Nuestro crucigrama quedará como se muestra en la siguiente imagen.

Ejemplos de uso

• Para terminar nuestro crucigrama y compartirlo con colegas o alumnos, debemos borrar los resultados de las definiciones que se deben resolver, es decir, los nombres de las capitales. Para ello, basta con seleccionar todas estas celdas (1) y pulsar la tecla Supr del teclado. Aparecerá la ventana Eliminar contenidos, donde debemos verificar que la opción Formatos NO esté marcada (2), se deben borrar los contenidos de las celdas pero conservar los formatos, después hacer clic en Aceptar (3).

Finalmente, nuestro crucigrama está terminado y listo para ser compartido tal como se muestra en la siguiente imagen.

Ejemplos de uso

¿Cómo compartir un documento o archivo con Google Docs ?

Para utilizar Google Docs, así como para las demás aplicaciones gratuitas de Google, es necesario tener una cuenta de Gmail. Para desarrollar nuestro ejemplo asumiremos que el usuario ya ha posee una cuenta de Gmail, razón por la cual, no explicaremos el sencillo de creación de la cuenta Gmail.

• Para acceder a su cuenta de correo Gmail, conectarse a www.gmail.com o crear una cuenta si no la tiene (consultar la cápsula-taller de Gmail para más información). Introducir nombre de usuario y contraseña en el lugar correspondiente.

Como se muestra a continuación, en la parte superior de la pantalla del correo Gmail, se encuentra el menú con algunas de las principales herramientas de Google.

• Hacer clic sobre el botón Docs para acceder a Google Docs.

• Cambiar la configuración del idioma (aparece en inglés por defecto) haciendo clic en el botón Settings y seleccionar Español.

• Ahora tendremos todos los menús en español. Para añadir o guardar un documento en Google Docs, hacer clic en el botón Subir ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, debajo de la ventana de búsqueda del programa.

Se abrirá una nueva ventana con el botón Seleccionar archivos para subir en su parte izquierda, al hacer clic sobre éste, aparecerá una ventana de búsqueda de archivos. A través de esta venta de búsqueda se debe ubicar el archivo que queremos compartir “Crucigrama de capitales”, seleccionarlo y hacer clic en el botón Abrir.

Ejemplos de uso

• Veremos cómo se cargará nuestro archivo en la ventana de subir archivos, sobre la cual debemos hacer clic en el botón Iniciar la subida.

• Esperar hasta que el programa de el mensaje de “Subida completada”.

• Al regresar a la pantalla inicial de Google Docs, podemos ver que nuestro archivo (Crucigrama de capitales), ya aparece entre nuestros elementos de Google Docs.

• Ahora podremos ver el documento online desde cualquier ordenador con conexión a Internet, accediendo a nuestra cuenta de Google Docs y haciendo clic sobre su nombre para abrirlo.

• Para compartir un documento, basta con seleccionarlo (una vez que esté subido en nuestra cuenta de Google Docs ) y hacer clic sobre el botón Compartir.

• Al hacer clic en Compartir, se desplegará un menú con varias opciones, para que otras personas puedan tener acceso al documento, seleccionar la primera opción Invitar a usuarios….

• Invitar a los usuarios indicando su correo electrónico (1) y seleccionando la opción Para ver o Para editar (2) dependiendo de si queremos que otros tengan posibilidad de modificar el documento. Escribir el asunto y un mensaje de envío opcional (3). Finalmente, hacer clic sobre e botón Enviar para mandar por e-mail la invitación (4) al listado de invitados.

Ejemplos de uso

• También podemos compartir un enlace para acceso al documento, de la siguiente forma, al desplegar el menú de Compartir, seleccionar la segunda opción Obtén el enlace para compartir….

Al igual que en el caso anterior, se abrirá una ventana donde podremos elegir si permitimos que otras personas puedan editar el documento o solamente verlo.

• Para que solamente puedan ver el documento sin editarlo, seleccionar la opción Permitir que lo vea cualquiera que tenga el enlace.

• Para permitir que otros editen el documento seleccionar Permitirles también editar (1), compartir el enlace donde está alojado el documento para enviar por correo, mensajería instantánea o insertarlo en el blog, Web, etc. (2).

• Por último, hacer clic sobre la opción Guardar y cerrar para obtener el enlace o Cancelar en caso contrario (3).