¿Cuándo utilizar Google Wave?

Convocar una reunión de trabajo, estructurar y comunicar minuta de reunión realizada

Mediante una wave, podemos convocar una reunión y fijar los temas a tratar, los cuales pueden ser sugeridos y modificados por todos los participantes. Una vez acordada la agenda entre todos los participantes, se puede utilizar la misma wave con la herramienta

para confirmar la intención de asistencia. Al finalizar la reunión es posible acceder nuevamente a la wave de la reunión para estructurar con la colaboración de todos los asistentes la minuta de ésta.

El ejemplo que mostramos es de una reunión entre cinco compañeros de trabajo, inicialmente convocada para tratar el tema de arreglar el aire acondicionado. A partir de este planteamiento inicial surgen varios comentarios al respecto, así como otros tres temas a tratar en la reunión. Finalmente se llega a una agenda para la reunión que tratará 4 temas en lugar de uno. A su vez, han surgido distintos comentarios o puntos de vista a discutir sobre cada tema.

La wave se puede seguir utilizando con el fin de dar seguimiento y documentar el cumplimiento de la acciones a tomar establecidas en la minuta de la reunión, teniendo así toda la información en un misma wave, desde los planteamientos iniciales hasta los resultados finales de la iniciativa planteada.

Utilizando una wave para todo el proceso anterior, la reunión será más eficiente, debido a que la agenda ha sido consensuada por todos los participantes, en lugar de ser impuesta por un “organizador”. Además los participantes tendrán claro lo que se va a tratar por lo que no se divagará en otros temas.

Para lograr esto sin una herramienta como Google Wave, es probable que sean necesarias tres o más reuniones en lugar de una, si se quiere tener consenso en los temas a tratar, en la minuta con las acciones a realizar y en el resultado alcanzado de toda esta iniciativa.

Aquellas personas que no hayan estado involucradas en el proceso de organización o en la reunión, podrán informarse de todo accediendo a la wave en cualquier momento, desde ¿qué persona planteó cada uno de los temas a tratar?, ¿quiénes son los responsables de las acciones a ejecutar? y ¿cuál fue el resultado final de dichas acciones?, todo documentado en una sola wave.